ثبت دفتر روزنامه روشی رسمی و استاندارد برای ثبت رویدادهای مالی یک واحد تجاری است. باید تمامی رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شود تا برای تطبیق حساب‌ها در آینده و انتقال اطلاعات به سایر دفاتر حسابداری مانند دفتر کل استفاده شود.
فرایند ثبت رویدادهای مالی در دفاتر
برای ثبت رویدادهای مالی بهتر است به ترتیب زیر عمل کنیم:
- تجزیه و تحلیل: تاثیر هر رویداد مالی بر حساب‌ها را تجزیه و تحلیل کنید.
- ثبت دفتر روزنامه: اطلاعات رویداد مالی را در دفتر روزنامه ثبت کنید.
- انتقال اطلاعات به دفتر کل: اطلاعات دفتر روزنامه را به حساب‌های مربوطه در دفتر کل انتقال دهید.
ما در درس تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی، اولین گام یعنی تجزیه و تحلیل را توضیح دادیم و در این درس به مرحله دوم یعنی ثبت دفتر روزنامه می‌پردازیم.
دفتر روزنامه
در شرکت ها و واحدهای صنفی و تجاری ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه یکی از واجبات آن شرکت است. که باید رویدادهای مالی را به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت کنند (به ترتیبی که انجام می‌شوند).
- از دفتر روزنامه به عنوان دفتر ثبت اولیه نیز یاد می‌شود.
- برای هر رویداد مالی، دفتر روزنامه اثرات بدهکار و بستانکار را بر روی حساب‌های خاص نشان می‌دهد (در یک سیستم حسابداری کامپیوتری، دفاتر حسابداری مانند دفتر روزنامه و دفتر کل به صورت فایل نگهداری می‌شوند و حساب‌ها در پایگاه‌های داده الکترونیکی ثبت می‌شوند.).
- ممکن است واحدهای تجاری از انواع دفاتر استفاده کنند، اما هر شرکتی ابتدایی‌ترین شکل دفتر را استفاده می‌کند که دفتر روزنامه نام دارد. برای تهیه این دفاتر و دفاتر پلمپ باید به سایت اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید و درخواستتان را برای آنها ارسال می کنید و پس از پرداخت هزینه های آن، دفاتر پلمپ را درب منزل یا شرکت تحویل خواهید گرفت.
- به طور معمول، یک دفتر روزنامه دارای ستون‌هایی برای شماره ردیف، تاریخ، کد حساب کل، شرح (عناوین حساب و شرح مختصری رویداد)، عطف، و دو ستون مبلغ (بدهکار و بستانکار) است.
دفتر روزنامه نقش قابل توجه ای در فرآیند ثبت رویدادهای مالی دارد:
- تاثیر یک رویداد مالی را در یکجا نشان می‌دهد.
- تاریخچه ای از رویدادهای مالی را ارائه می‌دهد.
- به جلوگیری یا یافتن خطاها کمک می‌کند زیرا مقادیر بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به راحتی قابل مقایسه است.
ثبت دفتر روزنامه
وارد کردن داده‌های رویدادهای مالی در دفتر روزنامه به عنوان ثبت دفتر روزنامه شناخته می‌شود. شرکت‌ها برای هر رویداد مالی ثبت‌های جداگانه ای در دفتر روزنامه ایجاد می‌کنند. یک ثبت دفتر روزنامه شامل:
- شماره ردیف: به هر ثبت دفتر روزنامه یک شماره ردیف اختصاص داده می‌شود که به ترتیب ثبت در دفتر روزنامه است.
- تاریخ رویداد مالی
- کد حساب کل
- حساب‌ها و مبالغی که باید بدهکار و بستانکار شوند (به یاد داشته باشید، ما از حسابداری دو طرفه استفاده می‌کنیم. هر رویداد مالی باید حداقل دو حساب را تحت تأثیر قرار دهد).
- شرح مختصری از رویداد مالی.
- عطف یا شماره صفحه دفتر کل