ارسال اظهارنامه و دفترنویسی شرکت ها در تهران

تمامی سازمان ها و صاحبان کسب و کار باید در پایان سال مالی باید اظهارنامه های مالیاتی را ارائه نمایند.از این رو تنظیم اظهارنامه و دفترنویسی شرکت جزو مهمترین کارهای حسابداری هر سازمان است. پس از بررسی اظهارنامه و دفاتر مسئول رسیدگی، اسناد و مدارک مودی مالیاتی را طلب می نماید و دفاتر قانونی حسابداری و مالیاتی از مهم ترین اسناد مالی قابل ارائه هستند. اطلاعات مالی هر سازمان باید در طول سال باید در دفاتر حسابداری ثبت شوند و در پایان سال مالی این دفاتر به صورت پلمپ شده و به مسئولین امور مالیاتی تحویل داده شوند.

دفاتر قانونی چیست؟

دفاتر قانونی اولین و شاید مهمترین  مواردی هستند که هرکس باید در علم حسابداری با آن ها آشنا شود .علت این امر این است که یک حسابدار باید به صورت روزمره اسناد و اطلاعات مالی را در این دفاتر ثبت کند و اصطلاحا کار دفترنویسی شرکت را انجام دهد. یکی از مهم‌ترین تکالیف بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها، نگارش صحیح دفاتر قانونی است به طوری که مورد پذیرش سازمان مالیاتی باشد

دفتر قانونی دفتری است که کلیه رویدادهای مالی یک مجموعه اعم از بدهکاری و بستانکاری ،مخارج و هزینه‌ها و سود و زیان به ترتیب زمان وقوع آنها در آن ثبت می‌شود. این دفاتر بر اساس اهمیت آنها برای سازمان به دو دسته تقسیم می‌شوند:

♦️ دفاتر قانونی رسمی: دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد. دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.

♦️ دفاتر قانونی کمکی (غیررسمی): دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.

هر کدام از این موارد را در ادامه معرفی خواهیم کرد.

دفتر روزنامه: دفتر روزنامه متشکل از چند ستون است. در این ستون ها شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار رویدادهای مالی ثبت می شوند. در ستون شرح باید نام حسابی که بدهکار یا بستانکار می شود و خلاصه ای از رویداد مالی مورد نظر نوشته شود. نکته مهم این است که کلیه اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه وارد شوند..

دفتر کل: دفتر کل دفتری است که برای هر حساب یک صفحه جداگانه دارد و برای هر حساب باید بدهکار و بستانکار بطور دقیق مشخص شود .همچنین باید مانده نهایی نیز در دفتر کل مشخص شود. دفتر کل دارای هفت ستون است ستون اول دفتر کل مربوط به تاریخ است که تاریخ وقوع رویداد مالی در آن قید میشود در ستون دوم شرح رویداد مالی انجام میگیرد.

دفتر معین: دفتر معین مشهورترین دفتر غیر رسمی است.هدف این دفتر که با نام دفتر کمکی هم شناخته می شود،کمک به امور حسابداری شرکت است. در واقع از دفتر معین برای تفکیک حساب های دفتر کل استفاده می شود. در برخی از شرکت ها و موسسات فعالیت های حسابداری و جریان امور تجاری به نحوی است که لازم است اطلاعات کامل در مورد یک یا چند حساب دفتر کل در دسترس باشند.

چرا دفترنویسی شرکت مهم است؟

اولین و مهم‌ترین علت تحریر دفاتر قانونی سهولت در نگهداری اسناد و مدارک مورد نیاز سازمان مالیاتی جهت بررسی عملکرد مجموعه حتی پس از گذشت چندین سال و بدون مفقود شدن آنها است چرا که نگهداری چندین ساله اسناد و مدارک بر اساس مفاد قانون ارزش افزوده، الزامی است.

یکی دیگر از دلایل اهمیت دفترنویسی شرکت، انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد است. اطلاعاتی مانند تاریخ و مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند.

نوشتن دفاتر قانونی و دفترنویسی شرکت دلایل دیگری نیز دارد که در ادامه به ذکر آنها می‌پردازیم:

♦️ طبقه‌بندی اطلاعات مالی مجموعه بر اساس تاریخ جهت دسترسی ساده‌تر

♦️ کاهش اشتباهات حسابداری نظیر ثبت مکرر یا عدم ثبت اسناد

♦️ نمایش کامل اطلاعات هر رویداد همراه با طرفین حساب مربوطه

دفترنویسی شرکت به چه صورت انجام می‌گیرد؟

نوشتن دفاتر شرکت فرآیند پیچیده و سختی نیست؛ اما به واسطه اهمیت مطابقت نوشتن دفتر روزنامه و کل با آیین نامه و همچنین دقت و تمرکز زیاد مستلزم صرف زمان زیاد در کنار دانش حسابداری است. مهم‌ترین نکته‌ای که برای دفترنویسی شرکت باید رعایت کنید این است که طبق آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم حداکثر تاخیر مجاز در ثبت رویداد های مالی در دفاتر مالیاتی ۱۵ روز می باشد، درصورتی که رویدادهای با اهمیت بیشتر از مدت ذکر شده در دفاتر قانونی ثبت نشوند، اعتبار دفتر قانونی از بین خواهد رفت.

نحوه نوشتن دفتر روزنامه به صورت زیر است:

شماره ردیف : شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی در این ستون درج می‌شود.

تاریخ: معمولا سال در قسمت بالای تاریخ درج می‌شود و در ستون مربوطه روز و ماه درج می‌شود.

شماره دفتر کل : شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل شده، درج می‌شود.

شرح: در سطر اول حساب‌ بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد مربوطه یادداشت می‌شود.

منقول از صفحه: پایین هر صفحه از دفتر روزنامه رسمی شماره‌ای درج شده است؛ پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره مذکور در بخش منقول از صفحه … درج می‌شود.

بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.

بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل می‌شود.

دفتر روزنامه با درج کلیه اسناد حسابداری به ترتیب وقوع ادامه می‌یابد تا صفحه به پایان برسد. پس از پایان یافتن یک صفحه در دفتر روزنامه، جمع ستون بدهکار و بستانکار در پایین صفحه درج می‌شود.

نحوه نوشتن دفتر کل به صورت زیر است:

طریقه نوشتن دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حسابی که ورود و خروج وجوه برای آن روی داده است، نوشته می‌شود؛ در ادامه برای یادگیری بهتر طرز نوشتن دفتر کل، به معرفی ستون‌های این دفتر آغاز می‌پردازیم:

حساب: برای هر یک از حساب‌هایی که به هر شکل درگیر رویدادهای مجموعه است، یک یا چند صفحه اختصاص داده می‌شود؛ در بخش حساب، عنوان حساب مربوطه یادداشت می‌شود.

تاریخ: همانند دفتر روزنامه، سال مورد بررسی در بالای عبارت تاریخ و در ستون‌ها، تنها روز و ماه رویداد مربوطه درج می‌شوند.

شماره دفتر روزنامه: شماره‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده است.

شرح: در این ستون توضیح مختصری از رویداد درج می‌شود.

بدهکار/ بستانکار: ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویدادی که از حساب مربوطه انجام شده در این ستون‌ها مشخص می‌شود.

تشخیص: پس از جمع کلیه موارد بدهکاری و کلیه موارد بستانکاری به صورت مجزا، تفاضل این دو، ماهیت باقیمانده حساب را مشخص می‌کند؛ در صورتی که جمع بدهکار بیشتر باشد باقیمانده بدهکار بوده در ستون تشخیص عبارت “بد” ثبت می‌شود؛ در صورتی که جمع بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار بوده در این ستون عبارت “بس” درج می‌شود.

باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران در این ستون درج می‌شود.

پس از پایان رویدادها در انتهای صفحه جمع کل ستون‌های بدهکار، بستانکار و باقیمانده و ماهیت باقیمانده حساب درج می‌شود.

 

برخی از مهم‌ترین اشتباهات در دفترنویسی شرکت شامل موارد زیر می‌شود:

• دریافت نکردن دفاتر قانونی
• وجود مغایرت بین اطلاعاتی که در دفتر ثبت شده با اطلاعاتی که در نرم‌افزار حسابداری است
• تاخیر بیش از حد مجاز در ثبت اطلاعات (بیش از ۱۵ روز)
• رعایت نکردن اصول دفترنویسی
• جا انداختن یا ثبت اشتباه سند حسابداری

بهتر است نکات زیر را در دفترنویسی شرکت رعایت کنید:

• برای ثبت اسناد و مدارک حسابداری، باید از خودکار، روان‌نویس و یا خودنویس استفاده شود
• رنگ خودکار دفاتر قانونی باید مشکی باشد.
• بهتر است در دفتر روزنامه رویدادهای مالی به صورت روزانه یا ماهانه در دفتر ثبت شوند.
• معمولا بدهکاران را در سمت راست دفتر و بستانکاران را در سمت چپ درج می‌کنند.
• اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد هستند.
• شماره صفحه دفتر روزنامه که سند حسابداری در آن درج شده، در بالای سند حسابداری درج و سپس بایگانی می‌شود.
• بهتر است انتهای اسناد در دفتر روزنامه با یک خط مورب بسته شود.
• اگر برای اولین بار دفترنویسی می‌کنید به هیچ عنوان از روان نویس و یا خودنویس استفاده نکنید و صرفا از خودکارهایی که جوهر پس نمی‌دهند، استفاده نمایید.
•  اطلاعات باید بدون خط خوردگی روی سطرها نوشته شود؛ همچنین نباید هیچ سطری خالی بماند. خالی بودن سطور در دفاتر قانونی، موجب رد شدن دفاتر قانونی از سوی سازمان می‌شود.
• به دلیل حساسیت بالای دفترنویسی و جهت جلوگیری از خط خوردگی دفتر روزنامه و یا دفتر کل بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد بنویسید سپس روی آن را با خودکار پررنگ نمایید.
• بهتر است برای بدون اشکال بودن دفاتر از دفتر چرک نویس روزنامه و کل استفاده شود؛ پس از انطباق و مغایرت‌گیری مانده‌ها، اطلاعات به دفاتر اصلی انتقال داده شود .
• در صورت بروز اشتباه در دفاتر قانونی، از تیغ و یا لاک غلط‌گیر استفاده نکنید در چنین مواقعی باید با خودکار قرمز روی عبارت اشتباه یک خط بکشید سپس صحیح آن را با خودکار مشکی در بالای آن درج کنید.

عدم تنظیم دفاتر قانونی حسابداری چه پیامدهایی دارد؟

طبق قانون مالیات‌های مستقیم همه اشخاص حقوقی و همچنین اشخاصی حقیقی گروه یک موظف به تهیه و ارسال دفاتر قانونی هستند. در صورتی که دفاتر قانونی خودتان را تهیه و ارسال نکنید باید برابر ۲۰% از مالیاتی که برای شما تعیین شده جریمه پرداخت کنید.

رد دفاتر قانونی به چه معناست و چرا صورت می گیرد؟

در پایان هر سال مالی دفاتر قانونی باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود، اما در برخی موارد به دلیل وجود مشکلات و رعایت نکردن موارد قانونی این دفاتر توسط کارشناس مالیاتی رد می شوند. به این اتفاق رد دفاتر می گویند. رد دفاتر در بیشتر موارد به دلیل وجود مشکلاتی در زمینه تحریر یا انجام اصلاحات صورت می گیرد. در پایان بد نیست به رایج ترین مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند اشاره کنیم.

• استفاده از دفاتر مالی سال یا سال های گذشته
• تحریر اطلاعات مالی دروغین و ساختگی
• ثبت نکردن فعالیت های مالی مرتبط با شعب
• ثبت نشدن اطلاعات مرتبط با چند فعالیت
• وجود خدشه و خط خوردگی در موارد ثبت شده
• عدم پلمپ دفاتر
• وجود صفحات سفید بیش از حد استاندارد
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی
• ثبت یک فعالیت در حاشیه یا بین سطوربستانکار شدن حساب‌ های نقدی و بانکی.
• تاخیر در دفترنویسی بیش از حد مجاز.
• اشتباه در ثبت یک رویداد به شرطی که در همان سال و بر اساس استانداردهای حسابداری اصلاح نشود.
• منطبق نبودن مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی، در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مذکور استفاده می‌کنند.

جریمه ای که برای عدم ارائه دفاتر قانونی توسط شرکت ها در نظر گرفته شده معادل ۲۰ درصد از مبلغ مالیات و جریمه رد دفاتر نیز برابر با ۱۰ درصد مبلغ مالیات است.

تحویل دادن دفتر کل یا دفتر روزنامه به صورت سفید به معنی عدم تحویل دفاتر است . برای اینکه سازمانها و صاحبان کسب و کار دفاتر قانونی خود را درکمال دقت و صحت تهیه کنند و در مورد مقرر تحویل نمایند بهتر است از مشاوره و کمک شرکت های حسابداری معتبر و خبره استفاده نمایند .